Com a chegada do coronavírus no Brasil e a recomendação das autoridades de saúde para evitar aglomerações e, assim, diminuir as chances de contágio, muitas empresas liberaram seus funcionários para fazerem home office (teletrabalho).
A Conferência Nacional dos Bispos do Brasil (CNBB) seguiu a recomendação e estabeleceu que toda a equipe trabalharia de casa até a normalização da situação. Com a coordenação do consultor de gestão de processos da Conferência, José Bezerra Luna, foi organizada uma nova rotina para que os departamentos continuassem realizando as tarefas sem prejuízo do trabalho.
Com o fechamento da sede, as reuniões presenciais previstas passaram a ser feitas por videoconferência, os encontros foram adiados ou cancelados e até a Assembleia Geral da CNBB, que reúne todos os bispos do Brasil, em Aparecida (SP), foi adiada de abril para agosto.
Diante dessa realidade de muitas mudanças no processo administrativo, o portal da CNBB conversou com o consultor José Bezerra Luna que fez um panorama de como está sendo realizado esse processo de trabalho remoto.
Leia abaixo a entrevista completa:
Como tem sido fazer administração em tempos de pandemia?
Desde o início da pandemia no Brasil, com os primeiros casos confirmados da Covid-19, a gestão da CNBB foi ágil em estabelecer um “gabinete de crise”, sob a responsabilidade do secretário-geral, e a partir deste grupo foram sendo tomadas todas as medidas necessárias, de forma progressiva e com discernimento, assumindo como principal diretiva a preservação da vida, da saúde dos colaboradores, mas ao mesmo tempo a perpetuidade da instituição. Várias ações foram executadas para estruturar e implementar o regime de teletrabalho, com ações visando manter o dia-a-dia da operação, principalmente nos setores de RH, financeiro, contabilidade e secretaria técnica. Por outro lado, uma outra frente foi montada para manter minimamente a vida em nossa sede, visando o suporte aos poucos que lá permaneceram residindo.
Uma vez que as medidas inicialmente definidas foram implementadas, o gabinete continua a se reunir por videoconferência quase que diariamente, a fim de analisar o cenário, seus impactos, mudanças da legislação no âmbito do estado de calamidade pública, debatendo e deliberando novas medidas em resposta à progressão da crise.
Além disso, conversamos diariamente com os coordenadores das áreas que estão em teletrabalho, assim como aqueles que estão trabalhando na sustentação da sede, visando acompanhar as principais atividades e fornecer o suporte necessário para o bom desempenho dos trabalhos.
Foi necessário mudar muitos processos?
Alguns dos processos administrativos já vinham sendo modificados, buscando cada vez mais o uso dos meios digitais. Por exemplo, a progressiva substituição de documentos impressos pelos correspondentes digitais, favorecendo o trabalho em rede, inclusive remotamente com os regionais. Também já vínhamos imprimindo uma maior descentralização da gestão, com os coordenadores assumindo mais a responsabilidade pelo desempenho de suas equipes. A crise e o que ela nos impôs acabaram por acelerar algumas destas medidas e desencadear outras no mesmo sentido.
Com a adoção abrupta do teletrabalho, o modus operandi de cada área foi ajustado, com o uso ainda mais intenso das ferramentas computacionais que já vinham sendo implantadas, incluindo aí o sistema de gestão ERP, o Office 365, com a ferramentas de colaboração Microsoft Teams, cuja adoção foi acelerada passando a ser amplamente utilizada, inclusive para videoconferências, o OneDrive, que vem ajudando na estruturação e compartilhamento dos diversos documentos operacionais, assim como outras ferramentas.
Essa situação atual do país trouxe um desafio novo para o mercado de trabalho com o teletrabalho, o chamado home office. Como foi implantar isso na conferência, um desafio?
Sim, tem sido um grande desafio em todos os sentidos: cultural, técnico e de gestão. O modelo de teletrabalho não é algo novo. Centenas de organizações adotam esta forma de trabalho, total ou parcialmente, quando a natureza da atividade torna isso possível. Como os processos e as pessoas já vinham sofrendo várias mudanças com a digitalização de muitas atividades, a adoção do teletrabalho, mesmo de forma abrupta como já dissemos aqui, foi até menos difícil do que imaginávamos inicialmente. Houve um grande engajamento das coordenações e dos demais colaboradores, contando com o suporte fornecido pela nossa área de TI, inclusive preparando e fornecendo equipamentos e softwares para aqueles que não dispunham de adequada estrutura em suas residências. Nossa área recém-criada de help-desk, que vem suportando os regionais na adoção das diversas ferramentas e boas práticas de gestão, também tem ajudado muito, principalmente nos primeiros dias do teletrabalho. Outro fator importante foi o apoio do RH, contando com as orientações de nossa assessoria jurídica, para providenciar toda a parte legal e “burocrática” que as mudanças exigiram. Praticamente em apenas dois dias quase tudo passou para o “modo remoto”.
Sim, tem sido um grande desafio em todos os sentidos: cultural, técnico e de gestão. O modelo de teletrabalho não é algo novo. Centenas de organizações adotam esta forma de trabalho, total ou parcialmente, quando a natureza da atividade torna isso possível. Como os processos e as pessoas já vinham sofrendo várias mudanças com a digitalização de muitas atividades, a adoção do teletrabalho, mesmo de forma abrupta como já dissemos aqui, foi até menos difícil do que imaginávamos inicialmente. Houve um grande engajamento das coordenações e dos demais colaboradores, contando com o suporte fornecido pela nossa área de TI, inclusive preparando e fornecendo equipamentos e softwares para aqueles que não dispunham de adequada estrutura em suas residências. Nossa área recém-criada de help-desk, que vem suportando os regionais na adoção das diversas ferramentas e boas práticas de gestão, também tem ajudado muito, principalmente nos primeiros dias do teletrabalho. Outro fator importante foi o apoio do RH, contando com as orientações de nossa assessoria jurídica, para providenciar toda a parte legal e “burocrática” que as mudanças exigiram. Praticamente em apenas dois dias quase tudo passou para o “modo remoto”.
Como você vê o futuro na questão de administração, com o fim dessa pandemia?
Este é um ponto muito importante e que tem sido tema de acalorados debates em diversas organizações. Esta profunda crise fará com que muitos paradigmas, incluindo os de gestão, sejam quebrados, com a diminuição das resistências às mudanças, e criando um ambiente mais favorável à chamada “transformação digital”. Penso que na CNBB não será diferente. Nosso projeto de digitalização de documentos e processos, com a eliminação significativa do uso de papel, e a adoção de assinaturas digitais será acelerado. Além disso, podemos e devemos adotar cada vez mais a videoconferência e outros meios digitais em substituição às reuniões e aos encontros presenciais, inclusive no âmbito das diversas comissões. Numa organização com a dimensão da CNBB, isso certamente implicará em diminuição de viagens, desgastes, gastos e, por outro lado, aumento da segurança, da colaboração e, consequente, elevação da produtividade como um todo. Creio que poderemos até mesmo adotar o teletrabalho em caráter permanente para algumas áreas.
Este é um ponto muito importante e que tem sido tema de acalorados debates em diversas organizações. Esta profunda crise fará com que muitos paradigmas, incluindo os de gestão, sejam quebrados, com a diminuição das resistências às mudanças, e criando um ambiente mais favorável à chamada “transformação digital”. Penso que na CNBB não será diferente. Nosso projeto de digitalização de documentos e processos, com a eliminação significativa do uso de papel, e a adoção de assinaturas digitais será acelerado. Além disso, podemos e devemos adotar cada vez mais a videoconferência e outros meios digitais em substituição às reuniões e aos encontros presenciais, inclusive no âmbito das diversas comissões. Numa organização com a dimensão da CNBB, isso certamente implicará em diminuição de viagens, desgastes, gastos e, por outro lado, aumento da segurança, da colaboração e, consequente, elevação da produtividade como um todo. Creio que poderemos até mesmo adotar o teletrabalho em caráter permanente para algumas áreas.
Exatamente sobre este assunto, numa recente reunião por videoconferência realizada com o gabinete de crise, o presidente da CNBB iniciou a sua fala mais ou menos assim: “esta crise provocará profundas mudanças em nossa mentalidade e no nosso modus de trabalho na CNBB”, já antevendo as mudanças que certamente deveremos imprimir.
Fonte: CNBB
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